Im Weihnachtsgeschäft zählt jeder Handgriff am Packtisch. Wer bei jedem Auftrag von Hand prüft, ob das Paket als DHL Kleinpaket oder als normales Paket rausgeht, verliert Zeit und zahlt bei Fehlern drauf. Mit einem Workflow in JTL ERP (früher JTL-Wawi) setzt du die Versandart automatisch beim Anlegen des Auftrags, abhängig von Gewicht, Lieferland oder Versandklasse. Hier zeigen wir, wie du das Schritt für Schritt einrichtest.
Das Wichtigste in Kürze
| Thema | Was gilt |
|---|---|
| Werkzeug | JTL Workflows, Ereignis Auftrag > Erstellt |
| Aktion | Versandart ändern |
| Typische Bedingungen | Versandgewicht gesamt, Lieferland (LandISO), Versandklasse |
| Voraussetzung | Alle Ziel-Versandarten sind in JTL ERP angelegt, Artikelgewichte sind gepflegt |
| Beispiel | Bis 1 kg nach Deutschland als DHL Kleinpaket, sonst DHL Paket |
| Mit JTL Shipping | Laut JTL werden Versanddienstleister über Versandarten und Workflows nach Land, Gewicht oder Maßen zugeordnet |
| Edition | Die Zahl der Workflow-Ereignisse kann je nach JTL-Edition begrenzt sein |
Warum lohnt sich das gerade jetzt?
Laut JTL ist die Wahl des passenden Versandprodukts einer der wichtigsten Hebel im Weihnachtsgeschäft, und die Zuordnung sollte möglichst automatisch laufen. Das DHL Kleinpaket ist für kleine Waren deutlich günstiger als ein normales Paket, hat aber feste Grenzen:
| DHL Kleinpaket | Grenze laut DHL-Preisliste |
|---|---|
| Höchstgewicht | 1 kg |
| Höchstmaße | 35,3 × 25 × 8 cm |
| Einlieferung | Getrennt von anderen Sendungen |
| Bei falscher Angabe | Nachentgelt je Sendung |
Die aktuellen Bedingungen stehen auf dhl.de. Ein Workflow sorgt dafür, dass nur passende Aufträge als Kleinpaket rausgehen.
Vorbereitung: Gewichte und Versandarten
Ein Workflow kann nur so gut entscheiden wie die Daten im Artikel. Prüfe vorher:
- Artikelgewichte: Jeder Artikel braucht ein Versandgewicht. Fehlt es, rechnet der Workflow mit 0 kg und jedes Paket wird zum Kleinpaket.
- Versandarten: Unter Versand > Versandarten müssen alle Ziel-Versandarten angelegt sein, zum Beispiel „DHL Kleinpaket“ und „DHL Paket“. Mit JTL Shipping verknüpfst du sie laut JTL-Guide mit der passenden Versandart aus Shipping.
- Zusatzgewicht: An der Versandart lässt sich ein Zusatzgewicht für die Verpackung hinterlegen. Rechne Karton und Füllmaterial mit ein, sonst landet ein 980-Gramm-Artikel mit Karton über der Grenze.
- Versandklassen: Artikel, die nie ins Kleinpaket passen, etwa wegen der Höhe, bekommen eine eigene Versandklasse wie „Paket“ oder „Sperrgut“.
So richtest du den Workflow ein
Der Aufbau folgt den Beispielen im JTL-Guide:
- Unter Admin > JTL-Workflows die Registerkarte Aufträge öffnen.
- Das Ereignis Auftrag > Erstellt wählen und auf Workflow anlegen klicken.
- Einen klaren Namen vergeben, zum Beispiel „DE bis 1 kg => DHL Kleinpaket“.
- Als Ausführungszeitpunkt Sofort wählen.
- Die Bedingungen anlegen und oben Alle Bedingungen erfüllt wählen. Die erweiterte Eigenschaft „istPaket“ legst du wie im JTL-Beispiel im Bedingungsbereich über Erweiterte Eigenschaften an: Sie wird true, sobald ein Artikel im Auftrag die Versandklasse „Paket“ hat.
| Bedingung | Operator | Wert |
|---|---|---|
| Auftrag > Auftragspositionen > OffenePositionen > VersandgewichtGesamt | kleiner gleich | 1.0 |
| Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > LandISO | gleich | DE |
| Erweiterte Eigenschaften > istPaket | enthält nicht | true |
- Über Neue Aktion die Aktion Versandart ändern wählen und als Versandart „DHL Kleinpaket“ eintragen.
- Die Checkboxen Preis übernehmen und Bez. aus Versandart übernehmen setzen, wenn der Preis der Versandart in den Auftrag soll. Wer dem Kunden schon Versandkosten berechnet hat, lässt Preis übernehmen aus.
- Mit Workflow testen prüfen und Speichern.
Die Gewichtsangabe im Workflow ist in Kilogramm, also 1.0 für 1 kg. Laut JTL nutzen die Beispiele den Wert mit Punkt als Dezimaltrenner.
Weitere Regeln nach demselben Muster
Für jede weitere Versandart legst du einen eigenen Workflow an. Wichtig ist, dass sich die Bedingungen nicht überschneiden:
| Workflow | Bedingungen | Versandart |
|---|---|---|
| Kleinpaket Inland | DE, Gewicht bis 1 kg, keine Versandklasse „Paket“ | DHL Kleinpaket |
| Paket Inland | DE, Gewicht über 1 kg oder Versandklasse „Paket“ | DHL Paket |
| Paket Österreich | LandISO gleich AT | Zum Beispiel DPD |
| Sperrgut | Versandklasse gleich „Sperrgut“ | Spedition |
| Gefahrgut | Gefahrnummer am Artikel ist nicht leer | Spedition |
Die Beispiele für Sperr- und Gefahrgut beschreibt JTL im Guide unter Versandart ändern. Dort werden mehrere Bedingungen mit Eine Bedingung erfüllt verknüpft.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Schweres Paket wird Kleinpaket | Artikel ohne Versandgewicht | Gewichte pflegen, Artikel ohne Gewicht per Liste suchen |
| Workflow greift nicht | Versandart heißt anders als im Workflow | Versandart im Workflow über die Auswahl setzen, nicht abtippen |
| Zwei Workflows widersprechen sich | Überschneidende Bedingungen | Bedingungen so bauen, dass jeder Auftrag nur einen Workflow trifft |
| Kleinpaket zu hoch | Nur das Gewicht wird geprüft | Hohe Artikel mit Versandklasse „Paket“ ausschließen |
| Marktplatz-Aufträge falsch | Marktplatz gibt eine andere Versandart vor | Bedingung auf die Plattform ergänzen oder eigene Regel bauen |
Testen vor dem Weihnachtsgeschäft
Lege für jede Regel einen Testauftrag an, etwa einen leichten und einen schweren Artikel nach Deutschland und einen nach Österreich. Prüfe danach im Auftrag, welche Versandart gesetzt wurde, und drucke ein Testlabel. Laut JTL zeigt dir das einmalige Auslösen außerdem, ob der Workflow in der Workflow-Queue landet.
Passend dazu: So planst du deine Black-Friday-Preise mit Sonderpreisen in JTL ERP.
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Schreib uns, wenn deine Pakete automatisch mit der richtigen Versandart rausgehen sollen.