JTL Documents: Dokumentenmanagement für JTL ERP

JTL Documents ist die Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) im JTL-Ökosystem, entwickelt von GREYHOUND und früher als DMS von GREYHOUND bekannt. Laut JTL erkennt das DMS Belege, E-Mails und PDFs automatisch, verschlagwortet sie und ordnet sie dem passenden Kunden oder Vorgang in JTL ERP zu. Dokumente werden zentral, durchsuchbar und revisionssicher archiviert, E-Rechnungen werden ausgelesen und geprüft. Für Onlinehändler heißt das: kein Suchen mehr in Postfächern und Ordnern. Wir binden JTL Documents an dein JTL ERP an und richten Zuordnung, Freigaben und Ablage passend zu deinen Abläufen ein.

Laut JTL ist das DMS in den Editionen JTL Pro und JTL Enterprise enthalten. In JTL Start und JTL Advanced kannst du es bei GREYHOUND hinzubuchen. Wenn du unsicher bist, welche Edition du nutzt oder ob sich ein Wechsel der Edition lohnt, schauen wir uns das gemeinsam an. Oft hängt die Entscheidung davon ab, ob du weitere Funktionen wie JTL Customer Service brauchst, die laut JTL ebenfalls in JTL Pro und JTL Enterprise enthalten sind. Wir beraten dich, ob das DMS zu deinen Abläufen und deiner Edition passt.

Ja, laut JTL archiviert das DMS revisionssicher nach GoBD, inklusive Protokollierung, Zugriffsrechten und Schutz vor unberechtigtem Löschen. Jede Änderung ist damit nachvollziehbar, was bei einer Betriebsprüfung wichtig ist. Ein einfacher Ordner auf dem Server oder in der Cloud erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht, weil Dateien unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden können. Beachte: Zur GoBD-Konformität gehört neben der Software auch eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie in deinem Unternehmen mit Belegen umgegangen wird. Die klärst du am besten mit deinem Steuerbüro. Eine offizielle Zertifizierung durch Finanzbehörden gibt es laut JTL nicht, weil solche Zertifikate keine rechtliche Bindung haben.

Ja, laut JTL ist das DMS mit JTL ERP und DATEV verbunden, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden müssen. Eingehende E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung werden laut JTL automatisch importiert, geprüft und an DATEV und JTL ERP übergeben. So hat dein Steuerbüro die Belege, während die Auftragsdaten im ERP verknüpft bleiben. Für deine Ausgangsrechnungen kombinierst du das DMS am besten mit unserer App FiBuddy, die aus Rechnungen und Korrekturen in JTL ERP einen fertigen DATEV-Buchungsstapel erzeugt.

Ja, JTL Documents liest Eingangsrechnungen laut JTL automatisch aus, klassifiziert sie und ordnet sie dem passenden Geschäftsvorfall zu. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung werden dabei laut JTL importiert und validiert. Über automatisierte Workflows lassen sich Freigaben einrichten, zum Beispiel prüft der Einkauf die Rechnung, bevor die Buchhaltung sie zur Zahlung freigibt. Wir legen mit dir fest, welche Dokumente wo ankommen, wer freigeben muss und wohin sie danach gehen. So landen Rechnungen nicht mehr in verschiedenen Postfächern, sondern in einem nachvollziehbaren Ablauf.

Nicht eins zu eins, denn laut JTL arbeitet das DMS statt mit Ordnern mit einem Filtersystem auf Basis von Metadaten. Ein Dokument liegt also nicht in genau einem Ordner, sondern ist über Merkmale wie Kunde, Auftrag, Belegart oder Datum auffindbar. Dazu kommt laut JTL eine Volltextsuche über alle archivierten Dokumente. Für viele Teams ist das am Anfang ungewohnt, im Alltag aber deutlich schneller, weil ein Beleg nicht an der falschen Stelle verschwinden kann. Bei der Einrichtung übertragen wir deine bisherige Logik in passende Filter und schulen dein Team darauf.

Ja, laut JTL archiviert das DMS neben Belegen und Verträgen auch E-Mails und ordnet sie automatisch Kunden und Vorgängen zu. Das ist praktisch, wenn zu einem Auftrag Rückfragen, Lieferantenangebote oder Reklamationen per Mail eingehen. Alles liegt dann zentral beim richtigen Vorgang und ist über die Volltextsuche auffindbar, statt in einzelnen Postfächern verteilt. Welche E-Mails du aufbewahren musst, ist eine steuerliche und rechtliche Frage, die du mit deinem Steuerbüro klärst. Technisch richten wir die Anbindung deiner Postfächer und die Zuordnungsregeln mit dir ein.

Ja, wir binden JTL Documents an dein JTL ERP an, sodass Belege, E-Mails und Verträge laut JTL automatisch beim richtigen Kunden und Vorgang landen. Am Anfang klären wir, welche Dokumente wo ankommen, zum Beispiel Eingangsrechnungen per Mail, Lieferscheine oder Verträge, und wer sie prüfen oder freigeben muss. Danach verbinden wir das DMS mit JTL ERP, richten Zuordnungsregeln, Freigaben und Ablage ein und testen das Ganze mit echten Belegen. Zum Schluss weisen wir Buchhaltung und Team ein. Als JTL-Servicepartner Platinum kennen wir die Datenstruktur von JTL ERP und wissen, wo die Zuordnung in der Praxis hakt.

Ja, laut JTL kannst du das DMS 14 Tage kostenlos testen. Für einen aussagekräftigen Test lohnt es sich, vorher festzulegen, welche Dokumente du ausprobieren willst, zum Beispiel Eingangsrechnungen eines Monats und die Mails zu einigen Aufträgen. So siehst du schnell, wie gut die automatische Zuordnung zu deinen Abläufen in JTL ERP passt. Laut JTL gibt es außerdem eine mobile App, mit der du Freigaben, Kommentare und Prüfungen auf Smartphone oder Tablet erledigst. Wir unterstützen dich bei der Anbindung an JTL ERP und der Einweisung von Buchhaltung und Team.