JTL Workflows: Automatisierung im JTL ERP

JTL Workflows sind Automatisierungsregeln in JTL ERP (ehemals JTL-Wawi), die bei einem bestimmten Ereignis selbstständig Aktionen ausführen. Laut JTL besteht jeder Workflow aus einem auslösenden Ereignis, zum Beispiel Auftrag erstellt, optionalen Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. Typische Aktionen sind E-Mail senden, Ausgabe wie Drucken oder das Ausführen eines Programms. So setzt JTL ERP Status, verschickt Kundenmails oder prüft Aufträge, ohne dass jemand daran denken muss. Wir planen und bauen diese Regeln passend zu deinen Abläufen.

Für den Anfang lohnen sich JTL Workflows, die täglich wiederkehrende Handgriffe ersetzen. Der JTL-Guide zeigt laut JTL Beispiele wie automatischen Rechnungsdruck, Zahlungserinnerungen, die Prüfung auf doppelte Kunden oder das Bestücken der Einkaufsliste. Aus unserer Praxis kommen etwa Rechnungen für Amazon-FBA-Bestellungen, die automatisch erstellt und per E-Mail verschickt werden, oder Kundenbestellungen, die direkt an Dropshipping-Lieferanten gehen. Wir schauen gemeinsam, wo in deinem Alltag die meiste Zeit verloren geht, und fangen dort an.

Ein Custom Workflow ist eine eigene SQL-Prozedur auf deiner JTL-Datenbank, die JTL ERP als zusätzliche Aktion in einem Workflow aufruft. Damit löst du Aufgaben, die mit den Standard-Aktionen nicht gehen, zum Beispiel Werte in mehreren Tabellen gleichzeitig setzen, Daten nach eigenen Regeln berechnen oder Felder füllen, die der Workflow-Editor nicht anbietet. Custom Workflows erfordern solide SQL-Kenntnisse und Wissen über die Datenbankstruktur von JTL ERP. Wir schreiben sie, testen sie gründlich und prüfen sie nach Updates erneut.

Welche Workflows du nutzen kannst, hängt von deiner Version und Edition von JTL ERP ab. Laut JTL-Preisübersicht ist der volle Workflow-Umfang inklusive Custom Workflows in der Edition JTL Pro enthalten, auch für manuelle Workflow-Ereignisse nennt JTL je Edition Grenzen. Neue Versionen bringen zudem neue Ereignisse und Aktionen mit. Wir prüfen vorab, was mit deiner Installation und Lizenz möglich ist, und sagen dir ehrlich, ob sich ein Editionswechsel oder ein Update für dein Vorhaben lohnt.

Ja, mit manuellen Workflow-Ereignissen startest du einen Workflow nur dann, wenn du ihn aktiv auslöst. Laut JTL legst du dafür ein eigenes Ereignis an, zum Beispiel im Bereich Artikel, und ordnest ihm einen oder mehrere Workflows zu. Das ist praktisch für Aufgaben, die du gezielt für ausgewählte Datensätze anstoßen willst, etwa eine Gruppe von Aufträgen auf einen bestimmten Status setzen oder eine Info-Mail an ausgewählte Kunden schicken. Wir richten solche Ereignisse so ein, dass dein Team sie mit einem Klick nutzt.

Ja, wir richten JTL Workflows für dich ein, von einfachen Status-Mails bis zu Custom Workflows mit SQL. Zuerst nehmen wir den Prozess auf: Welche Aufgabe wiederholt sich, wer erledigt sie heute und was soll künftig automatisch passieren? Dann bauen wir Ereignisse, Bedingungen und Aktionen, testen alles mit echten Belegen in einer Testumgebung und schalten den Workflow erst danach live. Zum Schluss bekommst du eine kurze Beschreibung, was jeder Workflow tut. So musst du dich nicht selbst durch Foren und Anleitungen arbeiten.

Ja, falsch gebaute Workflows können Daten in JTL ERP ändern, Mails an die falschen Kunden schicken oder sich gegenseitig auslösen. Deshalb testen wir jeden Workflow vorher in einer Kopie deiner Datenbank und mit echten Belegen, bevor er live geht. Laut JTL bietet die Workflow-Verwaltung zusätzlich eine Testfunktion, mit der du einen Workflow an einem Testobjekt prüfst. Zu jedem Workflow bekommst du von uns eine kurze Beschreibung, was er tut, damit auch später nachvollziehbar bleibt, warum etwas automatisch passiert.

Ja, Workflows können Daten aus JTL ERP an andere Systeme weitergeben, zum Beispiel per E-Mail, über erzeugte Dateien oder durch das Ausführen eines Programms oder Skripts. So landen Auftragsdaten beim Dropshipping-Lieferanten, beim Fulfillment-Partner oder in einem externen Tool, ohne dass jemand sie abtippt. Wo die Standard-Aktionen nicht reichen, kombinieren wir Workflows mit Custom Workflows oder mit Schnittstellen, die wir programmieren. Wichtig ist, Fehlerfälle mitzudenken, damit du merkst, wenn eine Übergabe nicht geklappt hat.

Ja, auf Wunsch beraten wir dich in einem Workshop zu JTL Workflows und Prozessautomatisierung, auf Anfrage auch vor Ort in deinem Unternehmen. Dabei nehmen wir gemeinsam deine Abläufe auf, von der Bestellung über Zahlung und Versand bis zur Retoure, und markieren, welche Schritte sich automatisieren lassen. Am Ende weißt du, welche Workflows sich lohnen und in welcher Reihenfolge du sie umsetzt. Alternativ schulen wir dich per Fernwartung, damit du einfache Workflows selbst pflegen kannst.