In knapp drei Monaten endet für viele Händler die Schonfrist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschicken. Ein PDF per Mail ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Ab 2028 gilt das für alle. Die gute Nachricht: JTL ERP (früher JTL-Wawi) kann XRechnung und ZUGFeRD schon heute. Man muss es nur richtig einrichten.
Das Wichtigste in Kürze
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| Bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B noch erlaubt |
| Ab 1. Januar 2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 Euro: B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung |
| Bis 31. Dezember 2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro: Papier und PDF noch erlaubt. EDI-Verfahren für alle noch erlaubt |
| Ab 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen verschicken B2B-Rechnungen als E-Rechnung |
Betrifft mich das als Onlinehändler?
Es kommt darauf an, an wen du verkaufst. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
| Fall | E-Rechnung nötig? |
|---|---|
| Verkauf an Privatkunden (B2C), z. B. im Onlineshop oder auf Marktplätzen | Nein |
| Verkauf an Unternehmen in Deutschland (B2B) | Ja |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto | Nein |
| Rechnungen an Unternehmen im Ausland | Nein, nach deutschem Recht |
| Du bist Kleinunternehmer | Ausstellen nein, empfangen ja |
| Rechnungen an Behörden | Schon heute meist XRechnung mit Leitweg-ID |
Gerade Händler mit gemischtem Kundenstamm sollten genau hinsehen. Bestellt eine Firma im Shop, über einen B2B-Shop oder per Telefon, ist die Rechnung aus JTL ERP ab 2027 eine E-Rechnung. Die Privatkunden im gleichen Shop bekommen weiter ihr normales PDF.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, das ein Programm direkt lesen kann. Ein normales PDF zählt nicht dazu.
| Format | Wie es aussieht | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei, für Menschen nur mit Viewer lesbar | Behörden, große Unternehmen |
| ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher) | Normales PDF mit eingebetteter XML-Datei | Die meisten B2B-Kunden, weil man es auch einfach lesen kann |
Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.
So richtest du die E-Rechnung in JTL ERP ein
Laut dem JTL-Guide unterstützt JTL ERP beide Formate. Die wichtigsten Schritte:
- Version prüfen: ZUGFeRD braucht mindestens Version 1.11 und die Vorlagen der „Ausgabe 2.0“. Alte Vorlagen tragen in JTL ERP den Zusatz „(veraltet)“. Wir empfehlen eine aktuelle Version 2.2, weil dort mehrere Rechenfehler in XRechnung und ZUGFeRD behoben wurden.
- Firmendaten vollständig pflegen: Unter Admin > Firmen-/E-Mail-Einstellungen müssen Adresse, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung, Inhaber, Telefon und E-Mail stehen. Fehlt etwas, lehnt der Empfänger die Rechnung ab.
- ZUGFeRD einschalten: Unter Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen im Vorlagenset Rechnung die Registerkarte ZUGFeRD öffnen. In der Spalte Kundengruppe legst du fest, welche Kunden die E-Rechnung bekommen, zum Beispiel nur die Gruppe „Händler“ oder „Firmenkunden“.
- XRechnung für Behörden: Ein eigenes Feld Leitweg-ID für Aufträge anlegen und die Leitweg-ID dort eintragen.
- Testen: Unter Verkauf > XRechnung/ZUGFeRD validieren prüft JTL ERP die Datei. Erst wenn der Validator nichts mehr meldet, geht die Rechnung raus.
- Kundendaten prüfen: Bei B2B-Kunden müssen E-Mail-Adresse und Postleitzahl in Rechnungs- und Lieferadresse stehen, sonst ist die Rechnung ungültig und muss storniert und neu erstellt werden.
Typische Fehler aus der Praxis
| Fehlermeldung des Empfängers | Ursache | Lösung in JTL ERP |
|---|---|---|
| BT-31 / BT-32 fehlt | Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt | In den Firmendaten ergänzen |
| BT-84 fehlt | Keine IBAN hinterlegt | Bankverbindung in den Firmendaten pflegen |
| BT-41 / BT-42 / BT-43 fehlt | Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail des Verkäufers fehlt | Inhaber, Telefon und E-Mail in den Firmendaten ausfüllen |
| BT-49 fehlt | E-Mail-Adresse des Käufers fehlt | Rechnung stornieren, Adresse ergänzen, neu erstellen |
| PDF ohne XML-Anhang | Alte Vorlage aus Ausgabe 1.0 | Vorlagenset auf Ausgabe 2.0 umstellen |
| Beträge in PDF und XML weichen ab | Rundungsfehler älterer Versionen | Auf JTL ERP 2.2 aktualisieren |
Und der Empfang?
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Spätestens wenn deine Lieferanten ab 2027 nur noch XML schicken, brauchst du einen Weg, diese Rechnungen zu lesen, zu prüfen und an die Buchhaltung zu geben. Ein PDF-Viewer reicht für eine reine XRechnung nicht. Kläre am besten jetzt mit deiner Steuerberatung, wie Eingangsrechnungen künftig bei euch landen.
Unser Fahrplan für die letzten Wochen 2026
| Wann | Was |
|---|---|
| Oktober | Prüfen, ob dein Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, und B2B-Kunden in eigene Kundengruppen sortieren |
| November | JTL ERP aktualisieren, Firmendaten vervollständigen, ZUGFeRD-Vorlagen einrichten |
| Dezember | Testrechnungen validieren, mit zwei, drei B2B-Kunden testen, Team einweisen |
| Januar 2027 | Umstellung live |
Wir richten es für dich ein
Wir aktualisieren dein JTL ERP, stellen die Vorlagen auf Ausgabe 2.0 um, richten ZUGFeRD und XRechnung je Kundengruppe ein und prüfen die ersten Rechnungen mit dir. Wenn du Rechnungen automatisch per E-Mail verschicken willst, helfen Workflows.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Ob die Pflicht für dein Unternehmen ab 2027 oder 2028 gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Schreib uns, wenn du die E-Rechnung in JTL ERP noch vor dem Jahreswechsel einrichten willst.